ビジネスシーンにおいてメールでの「お悔やみの言葉」の伝え方

お悔やみの言葉について

お悔やみの言葉は、故人を悼み、遺族に対する気遣いと慰めの気持ちを表現するものです。
この言葉には、故人の死を悲しむ心と、遺族の悲しみを共有し、慰めようとする思いが込められています。
お悔やみの言葉は、大切な人を失った遺族にとって心の支えとなるため、適切な言葉選びが重要です。
本記事では、主にビジネスシーンでのメールでの「お悔やみの言葉」について解説していきます。

ビジネスシーンでのお悔やみの言葉

ビジネスシーンでは、取引先や関係会社の重要な人物が亡くなった際にも、適切なお悔やみの言葉を伝えることが求められます。
通夜や告別式で直接参列できる場合は、その場で故人への哀悼の意を表します。
しかし、直接の弔問が難しい場合は、メールや手紙、弔電を利用してお悔やみの言葉を伝えることもあります。

メールでのお悔やみの言葉

メールでお悔やみの言葉を伝えることは一般的には推奨されませんが、特に親しい関係や訃報をメールで受け取った場合は例外となることがあります。
しかし、可能であれば手紙や弔電を通じて故人との関係者に直接伝えるのがマナーとされています。
メールを使う場合は、相手との関係性や状況を慎重に考慮し、敬意と配慮をもって文面を練ることが重要です。

お悔やみメールを送る際の判断基準

お悔やみメールを送る際の判断基準

お悔やみの言葉をメールで送るかどうかは、複数の要素を考慮したうえで慎重に決定する必要があります。メールにてお悔やみを伝えるケースと注意点を紹介していきます。

訃報を受け取った状況

  • 遠方にいたり、弔電や電話が間に合わない場合は、迅速な対応が優先されることもあります。
  • 現代では、メールやSNSを通じて訃報が伝えられることもあり、その場合はメールでの返信が自然となります。

ビジネスシーンでのマナー

  • ビジネス関係であれば、急ぎの場合を除き、通常は弔電や手紙が好ましいとされています。
  • 相手との関係性や状況に応じて、メールで迅速にお悔やみをつたえることも選択肢となり得ます。

相手との親密度

  • 上司や取引先など、目上の方にはメールではなく、よりフォーマルな方法を選択しましょう。ただし、親密な関係であれば、メールでも受け入れられる可能性があります。

メールの内容とマナー

  • 相手に敬意を表し、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
  • 忌み言葉（別途詳しく解説）を避け、簡潔に相手の気持ちを尊重する内容にする。
  • 機種依存文字や絵文字は使用しないように注しましょう。
  • メールの件名は明確にし、本文は分かりやすく簡潔にまとめることを心がけましょう。

お悔やみの言葉の種類と注意点（忌み言葉）

お悔やみの言葉の種類と注意点（忌み言葉）

お悔やみの言葉は、故人の死を悼み、遺族を慰めるために用いられる言葉です。
ビジネスシーンにおいても適切なお悔やみの表現を理解し、用いることが大切です。

お悔やみの言葉の種類と使用例

「ご愁傷さまです」：

遺族の悲しみに寄り添う表現で、直接対面で使われ、メールや弔電では不適切です。
「ご愁傷さまです」という言葉は、遺族の悲しみを憂い、同情する気持ちを表します。
「愁」は悲しみを、「傷」は心の痛みを意味しています。
通常は「このたびはご愁傷さまです」と言って遺族に直接伝えます。
しかし、弔電やメールで使うのは適切ではなく、口頭でのみ使用するのが一般的です。この言葉は葬儀に限らず、訃報を聞いた際にも使えます。

「お悔やみ申し上げます」：

「お悔やみ申し上げます」という言葉は、故人の死を悲しみ、遺族への哀悼の気持ちを表します。
これは口頭、手紙、メールなど様々な形で使える表現です。
直接話す時は「このたびは心よりお悔やみ申し上げます」と伝え、文書やメールで送る場合は、「ご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申し上げます」と少し丁寧な表現を使います。

「ご冥福をお祈りします」：

「ご冥福をお祈りします」という言葉は、亡くなった人の死後の幸福を祈る意味を持っています。
主に弔電やメールなどの文章で用いられ、口頭での使用は一般的ではありません。
この表現は故人自身に対して使われるもので、遺族や関係者に対してではありません。
ただし、故人の宗教によってはこの言葉を使うことが不適切とされることがあるため、使用する際には注意が必要です。

「哀悼の意を表します」：
故人への深い悲しみを表す言葉。文章で使用され、敬語としての使用が推奨されます。
「哀悼の意を表します」という言葉は、故人の死に対する深い悲しみを示す表現です。
通常は文章形式で使用され、特に弔電やメールで伝える際に用いられます。
口頭での使用は一般的ではありません。
このフレーズを使う際には、「謹んで」という言葉を加えることで、敬語としてより丁寧に故人に対する哀悼の気持ちを表現することが推奨されます。

「残念でなりません」：
「残念でなりません」は故人の死に対する残念な気持ちを表現する一般的なお悔やみの言葉です。
このフレーズは、葬儀やその他の弔事に参列した際に、遺族や関係者への悔やみの気持ちを示すために使用されます。
口頭での伝達だけでなく、手紙やメールなどの文章でも使われます。
例えば、
「このたびのご不幸、誠に残念でなりません。心よりお悔やみ申し上げます」という表現が一般的です。

忌み言葉の注意点

お悔やみの言葉は、故人の死を悼み、遺族や関係者に対する思いやりを表すための言葉です。
不適切な表現を使って相手を傷つけないように注意が必要です。
特に「忌み言葉」と呼ばれる、不幸が連続することを連想させる言葉や不吉な意味を持つ言葉は避けるべきです。
これには、同じ言葉を繰り返す表現や「死亡」、「生きていたころ」といった直接的な言葉が含まれます。
「ご逝去」や「ご生前」など適切な言葉を使用することが大切です。

忌み言葉の具体例と、それぞれなぜ縁起が悪いのかを紹介します。

重ね言葉：
不幸が重なることを連想させるため避けるべき言葉。
重ね言葉と言い換えの例
・くれぐれも　➡　どうぞ
・たびたび・しばしば　➡　よく
・重ね重ね　➡　加えて
・続いて・追って　➡　後ほど

のように言い換えます。

続き言葉：
不幸が続くことを連想させる言葉。
続き言葉の言いかえの例
・また　➡　さらに
・引き続き　➡　今後とも
・続いて　➡　同じく
・再び　➡　改めて
・次に　➡　新たに
・何度も　➡　頻繁に
・追って　➡　後ほど
・もっと　➡　一段と
・重ねて　➡　本当に
・繰り返し　➡　しきりに

のように言い換えます。

死を連想する言葉：
直接的な表現を避けるべき言葉。
死を連想する言葉の言いかえの例
・死亡、死去　➡　逝去
・生きていたころ　➡　ご生前、お元気なころ
・ご存命中　➡　ご生前

のように言い換えます。

※使わない言葉：とんだこと、とんでもないこと、めっそうもない。

【関連記事】
・逝去・死去・永眠の違い　-訃報伝達時の適切な言葉と感情表現-

不吉な言葉：
不幸を連想させる言葉。
不吉な言葉の言いかえの例
・大変　➡　お元気な時
・苦労の多い　➡　努力のある、尽力
・四（死）　➡　逝去（せいきょ）
・九（苦）　➡　突然のこと
・忙しい　➡　多用

のように言い換えます。

宗教・宗派による言葉：
宗教に応じた適切な言葉を使用が求められます。

仏式では、「死後の世界「冥土」を歩み成仏する。」という考え方から、故人が成仏できないことが連想される、
・浮かばれない
・迷う
という言葉は避けられ、「ご冥福」や「お悔やみ」という言葉が使われます。

一方、神式では、「死者の御霊は神として祀る」という考え方から、
・冥福
・往生
・あの世
という言葉は使わず、「安らか」「平安」「旅立ち」という言葉が使われます。
　
キリスト教式では、
・供養
・冥福
・成仏
・往生
という仏教的な言葉は使われません。

※浄土真宗は他の仏教宗派と違い、人が亡くなるとすぐに阿弥陀如来の他力本願により成仏すると考えられているため「ご冥福」などの言葉は使用しません。浄土真宗では「ご冥福をお祈りします」は、「お悔み申し上げます」となります。

これらの言葉の適切な使い方はマナーですので、故人への敬意を表す意味でも事前に理解しておく必要があります。

お悔やみをメールで送る際の注意点と送り先別の例文

お悔やみをメールで送る際の注意点と送り先別の例文

現代のコミュニケーションでは、メールが欠かせない手段の一つですが、お悔やみを伝えるメールには注意が必要です。
特にビジネスシーンにおいて、故人やその遺族に対するお悔やみのメッセージをメールで送る場合は、正しいマナーを守りつつ、故人への敬意と遺族への配慮を示すことが必須です。
そのために、基本的なポイントを押さえておきましょう。
以下では、お悔やみのメールを送る際に留意すべき基本事項と注意点を解説します。

お悔やみのメールを送る際の留意点

タイトルの工夫：
タイトルは短く、内容が一目で理解できるようにしましょう。
「〇〇(名前)です　この度はご愁傷様です」といった形で、差出人と要件を明確に記載します。

文章の簡潔さと丁寧さ：
哀悼の意を伝えるメールは短く、相手の心に負担をかけないようにしましょう。
「返信不要」と付け加えることも考慮します。
文章構成は、弔意を伝える本文と相手を慰める締めくくりの言葉で構成されるようにします。

忌み言葉の回避：
不幸を連想させる忌み言葉や重ね言葉は避けます。
「大往生」などの言葉も遺族側が使うものなので注意が必要です。

誤字・脱字のチェック：
メール送信前には誤字・脱字がないか確認しましょう。
省略文字やローマ数字、丸数字、絵文字などの機種依存文字は避け、文字化けしないかもチェックします。

これらのポイントに気を付けて、お悔やみのメールを送り、適切に弔意を伝えましょう。

お悔やみの言葉をメールで送るとき送付先別の例文

ビジネスシーンにおいては特に、お悔やみの言葉をメールで伝える際は、相手との関係性を考慮することが重要です。
メールの内容や表現は、相手との間柄に応じて適切に調整する必要があります。
ここでは、ビジネス上の接点がある人を中心に、お悔やみのメッセージを送る際の、実用的な文例を関係性別に紹介します。
メールを通じて故人への敬意と遺族への配慮を表現するための参考になれば幸いです。

取引先に送る場合

メール本文には、哀悼の意を示す言葉、直接訪問できないことへの遺憾の意、さらに返信の必要がないことを明記しておくことが望ましいです。

件名：お悔やみ申し上げます。｜●●株式会社〇〇（氏名）
本文：
株式会社◆◆◆
▲▲▲事業部　◆◆◆様

××様逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
あいにくご葬儀に伺うことができず、申し訳ありません。
甚だ恐縮ではございますが、メールにてお悔やみを申し上げます。
失礼の段、何卒ご容赦ください。
心から哀悼の意を表します。
なお、返信のお気遣いは無用です。

……………
●●株式会社　〇〇（氏名）

上司に送る場合の例文

上司宛てのお悔やみメールでは、故人の称号に細心の注意を払いましょう。
上司の母親には「ご母堂様」、父親には「ご尊父様」と呼びます。
また、葬儀に出席できない場合は、その理由と共に適切なお詫びの言葉を加えることが重要です。

件名：お悔やみ申し上げます。｜△△部の〇〇
本文：
このたびは突然のことで茫然としております。
ご尊父様のご逝去を悼み、心よりお悔やみ申し上げます。

本来ならば弔問に伺うべきところ、略儀ながらメールにて失礼いたします。
また仕事の方は気になさらず、私たちにお任せください。
何かお手伝いできることがございましたら、ご連絡ください。
なお、ご返信は不要です。

同僚に送る場合の例文

同僚にお悔やみのメールを送る際は、「業務のことは気にせずに」というメッセージを付け加えることが望ましいでしょう。
彼らが故人との最後のひとときを充分に過ごせるよう、配慮のこもった言葉を添えて伝えることが大切です。

件名：お悔やみ申し上げます。｜（氏名）
本文：
このたびはご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
突然のことで無理を重ねているのではないかと、心配しております。
仕事のことは気にせず、皆でフォローするのでおまかせください。
何か手伝えることがあれば遠慮なく連絡ください。

なお、このメールの返信は不要です。

お悔やみメールに限ったことではないですが、故人の死因について遺族に尋ねることは控えましょう。
病気、事故、予期せぬ死など、死因に関わらず、それを問うことは遺族の感情を傷つける可能性があります。
大事なのは、愛する人を失った遺族の感情に共感し、支えることです。
親密な関係であれば、自分も故人の死を深く悲しんでいることを伝え、感情を共有することを優先させましょう。

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